GTD es un método que sirve para organizarse con eficacia y cumplir con nuestras tareas sin estrés. Para que no te suene a chino te explicamos sus puntos clave aquí.

¿Qué es GTD?

En el año 2001 apenas había smartphones, y los pocos que había parecían de juguete en comparación con los actuales. Además, eran muy caros, reservados a unos pocos ejecutivos (todavía no estaban del todo asentados ni los teléfonos móviles básicos) y las redes de la época eran muchísimo más lentas que las actuales. No existía el iPhone y la Web era muy distinta a la que conocemos ahora.

Si no prestas la atención adecuada a aquello que capta tu atención, te llevará más atención de la que merece – David Allen

Ese fue el año en el que David Allen, consultor de productividad, escribió su libro “Organízate con eficacia”, en el que presentó su método GTD (siglas de Getting Things Done) para gestionar actividades. Han pasado casi dos décadas, y sus planteamientos siguen plenamente vigentes.

El método GTD que acuñó Allen con aquel libro es independiente del panorama tecnológico. Es una de sus virtudes: no depende de un contexto concreto, sino que se puede aplicar sobre cualquiera. No importa que usemos un iPhone y el ordenador más potente del mercado o un cuaderno en papel y un bolígrafo. GTD sirve para organizarse con eficacia y cumplir con nuestras tareas sin estrés. Algo que le convierte en un método idóneo para ser puesto en práctica por cualquier emprendedor. Hablemos de sus bases.

 

metodo_GTD

1. Usa un “cerebro externo”

Con el concepto del “cerebro externo”, Allen se refiere a la necesidad de volcar la información de forma inmediata en un soporte que no podamos olvidar. Una aplicación de tareas en nuestro teléfono, un post-it en nuestro monitor, un cuaderno de papel… Cualquier soporte es válido, salvo nuestra memoria, que es ineficiente. Lo ideal es contar con un sistema organizativo en el que depositemos cualquier elemento que nos resulte útil el día de mañana, incluyendo las tareas pendientes.

Si se nos ocurre una idea genial sobre una característica para nuestro producto, hay que anotarla. Si consideramos que mañana a mediodía hemos de llamar a un cliente para darle seguimiento, hay que agendarlo. Si nos informan de un evento al que nos puede interesar asistir, hay que registrarlo. Todo menos confiar en nuestra memoria, que por su naturaleza nos terminará fallando. Y además, cuanto menos usemos nuestra memoria para estos registros, más disponible tendremos el cerebro para enfocarnos en el trabajo que estemos haciendo en cada momento.

El lugar en el que se deposite esta información (Allen los llama “cubos”) ha de ser uno común para cualquier tipo de elemento. Y nos ha de permitir capturar muy rápido esa información.

 

Ejemplos de «cubos»

Ejemplos de lo que debería ir a uno de esos cubos:

-Llamar a la cliente Sara Martínez el viernes.

-Buscar nuevo sysadmin.

-Actualizar ordenador del despacho.

-Pedir cambios de fotografías en la web corporativa.

2. Procesa toda esa información

Una vez tengamos elementos en ese cubo o en esa bandeja de entrada, es momento de procesar la información.

Cada elemento puede ser procesado de una forma, adaptándose a su estilo. Por ejemplo, podemos agendar para el viernes a una hora concreta esa llamada a Sara Martínez, agregar a nuestra lista de tareas la apertura de una candidatura para el puesto de sysadmin (o enviársela a nuestro recruiter), establecer una fecha y una duración estimada para la actualización de nuestro ordenador…

Allen recomienda usar la “norma de los dos minutos”. Si una tarea va a llevar dos minutos o menos, lo ideal es hacerla de inmediato, tan pronto como se esté pasando al cubo. Si lleva más, la procesaremos más tarde para hacerla en el momento oportuno. También establece que los elementos jamás deben volver al cubo una vez han salido de él, y que siempre podemos usar la opción de proponer el procesamiento si nos lo podemos permitir.

3. Organízala

El encanto de GTD no acaba con este proceso de la información, también hay que organizarla. Cada uno tendremos nuestras propias prioridades a la hora de organizar nuestra información y próximas tareas a completar, pero hay algunas claves comunes a todos.

Por ejemplo, es muy habitual desdoblar una tarea en varias subtareas, si procede. En una tarea dada con el nombre “Redactar artículo sobre GTD”, podemos desdoblarla en las siguientes:

  • Recopilar información previa sobre GTD
  • Preparar esquema básico
  • Contactar con Ángela para escuchar sus comentarios sobre GTD
  • Redactar artículo sobre GTD
  • Revisar y editar artículo
  • Enviárselo a la responsable de contenidos del blog

También es bueno separar proyectos y tareas en base a la prioridad que le demos: hay acciones más urgentes (se suele tener una vista o una carpeta llamada “Hoy” con las tareas que tengamos que ejecutar antes del final del día). Otras en cambio no tienen una fecha concreta de finalización, y esas suelen llevarse a vistas como “Algún día”. Suelen ser tareas más genéricas o sin urgencia, como puede ser “Cambiar mobiliario de la oficina”.

En base a los pasos necesarios: las tareas que requieran de un solo paso para completarse (como por ejemplo, “Solicitar a David un informe de la app de Android” irán a la lista de tareas, sin más. Si requieren de varios pasos (por ejemplo, “Hacer estudio de mercado para el nuevo producto”), habrá que desarrollarlo como un nuevo proyecto compuesto a su vez de todas las tareas que haya que completar dentro de él.

4. Encuentra tu herramienta

Aunque GTD nació en 2001, sin la gran mayoría de aplicaciones y servicios de organización de tareas que tenemos hoy en día, en los últimos años han surgido herramientas específicas para poner en práctica este método. Ahí van algunas muy recomendables:

Todoist. Una herramienta muy simple, centrada en listas de tareas y proyectos, con recordatorios, fechas de vencimiento, posibilidad de usar de forma compartida, vista “Hoy”… Gratuita con una opción premium de 4 euros mensuales u otra corporativa para empresas.

Trello. Imagina un tablero de corcho en el que todo un equipo vais añadiendo tareas, moviéndolas en función de su estado (idea, aprobada, en proceso, a revisión, finalizada, descartada…) con comentarios de todo el equipo. Algo así es Trello, pero online, con aplicaciones móviles y que puede ser usada tanto por usuarios individuales como por equipos de trabajo.

Omnifocus. Una plataforma pensada específicamente para el método GTD, aunque sus aplicaciones son solo utilizables en el ecosistema Apple (Mac, iPhone, iPad), quedando una versión web para el resto. Muy poderosa y profesional, de hecho tiene un servicio de suscripción de 10 euros mensuales, con pagos únicos por cada una de las apps como alternativa.

Notion. Una aplicación que es como un enorme lienzo en el que nosotros mismos podemos diseñar la app que queremos. Si preferimos llevar un registro escrito de multitud de ítems, podemos. Si lo enfocamos hacia listas de tareas, también. Si preferimos repositorios de documentación, no hay problema. En esa versatilidad también encaja GTD. Aplicación gratuita con planes de pago en función del nivel de uso que se le quiera dar.

Antes de explicar algunos puntos importantes que se deben tener en cuenta cuando uses el método GTD puedes ver este vídeo de su creador, David Allen (puedes configurar los subtítulos en español si lo deseas) nos despierta la curiosidad sobre «Getting things done«.

La clave no es priorizar lo que está en tu agenda, sino agendar tus prioridades – Stephen Covey (autor de «Los siete hábitos de las personas altamente efectivas»).

Aquí tienes una selección de otras apps que te pueden ser muy útiles para ayudarte a emprender, para llevar la comunicación de tu startup o sus finanzas, gestionar el tiempo de forma eficaz e incluso desconectar tu mente.

 

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